โครงการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ
หลักสูตร การใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) เพื่อสนับสนุนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์
(สำหรับเจ้าหน้าที่ กปร.) ผ่านระบบ VDO Conference ประจำปีงบประมาณ 2564

๑. หลักการและเหตุผล

         รัฐบาลมีนโยบายที่ผลักดันให้หน่วยงานต่างๆ พัฒนาระบบงานเข้าสู่การบริหารงานแบบอิเล็กทรอนิกส์กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมได้ดำเนินการวางระบบข้อมูลการเชื่อมโยงเครือข่ายและระบบสนับสนุนของส่วนราชการต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพ โดยดำเนินการโครงการพัฒนาระบบสนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานภาครัฐตามมาตรฐาน  TH e-GIF เพื่อดำเนินการรับ-ส่งหนังสือราชการข้ามหน่วยงานให้สามารถเชื่อมโยงการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบสำนักปลัดนายกรัฐมนตรีได้แก้ไขเพิ่มเติมระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เพื่อให้เหมาะสมกับสภาวการณ์ในปัจจุบันที่มีการปฏิบัติงานสารบรรณก้าวไปสู่ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งสอดคล้องกับการบริหารราชการแนวใหม่ที่มุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ ความคุ้มค่าและลดขั้นตอน และสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือ สรอ. เดิม ดำเนินโครงการสนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับมาตรฐานการเชื่อมโยง e-CMS version 2.0 บน Cloud เพื่อให้สำนักงานคณะกรรมการพิเศษเพื่อประสานงานโครงการอันเนื่องมาจากพระราชดำริ (สำนักงาน กปร.) ดำเนินงานสอดรับกับนโยบายการพัฒนาระบบงานสารบรรณเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถเชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงานภาครัฐในการดำเนินงานสนองพระราชดำริจึงได้ดำเนินโครงการระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ในลักษณะของ Web Application เพื่อช่วยในการลงทะเบียนรับ-ส่ง หนังสือ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร การแจ้งเวียนเอกสาร จัดเก็บและส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สามารถค้นหาหนังสือ/เอกสารได้สะดวกและรวดเร็ว สามารถแสดงสถานะของหนังสือ/เอกสารตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดกระบวนการ สะดวกในการติดตาม โดยได้เริ่มใช้งานระบบสารบรรณฯ เมื่อวันที่ ๑๒ พฤศจิกายน ๒๕๕๕ เป็นต้นมา และได้จัดฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องจนถึงในปีงบประมาณ ๒๕๖๓

           ในช่วงสิ้นปีงบประมาณ ๒๕๖๓ ได้มีสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา ๒๐๑๙ (COVID–19) และ ศสท. ได้จัดทำแนวทางการเตรียมความพร้อมการจัดระบบและวิธีการทำงานนอกสถานที่ทำงานหรือทำงานที่บ้าน (Work from Home) ซึ่งระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) เป็นระบบฯ ที่สำคัญในการบริหารราชการและการรับ-ส่งหนังสือราชการ สามารถสนับสนุนการทำงานนอกสถานที่ทำงานหรือทำงานที่บ้าน (Work from Home) ในห้วงสถานการณ์ดังกล่าว และสามารถรับ-ส่งหนังสือราชการทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานได้ (เฉพาะหน่วยที่มีการเชื่อมโยงข้อมูล eCMS 2.0) แต่ยังคงขาดการลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ ยังคงใช้การลงนามบนกระดาษ ประกอบกับ มติคณะรัฐมนตรีเมื่อวันที่ ๒ มิถุนายน ๒๕๖๓ มีมติรับแนวปฏิบัติในการรับ-ส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างส่วนราชการที่เป็นนิติบุคคลตามที่สำนักงาน ก.พ.ร. เสนอ ซึ่งให้ส่วนราชการมีแนวปฏิบัติในการับ-ส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์โดยการส่งทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์และไม่ต้องจัดส่งหนังสือในรูปแบบกระดาษอีกต่อไป (ยกเว้นหนังสือบางประเภท)

         ในปีงบประมาณ ๒๕๖๔ เมื่อวันที่ ๙ กุมภาพันธ์ ๒๕๖๔ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ขอความร่วมมือใช้งานเอกสารที่ลงนามด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) ซึ่งสามารถใช้เอกสารที่มีการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ลงนามในหนังสือรับรองและรับรองสำเนาเอกสารต่างๆ ที่ยื่นไว้ต่อกรมเป็นไปตามหลักเกณฑ์และข้อกำหนดตามพระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. ๒๕๔๔ และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม ซึ่งการนำเอกสารไปใช้ประโยชน์ จะมีผลผูกพันตามกฎหมาย และสามารถบังคับใช้ได้เช่นเดียวกับเอกสารทางราชการทั่วไป มีความมั่นคงปลอดภัยและใช้เป็นพยานหลักฐานในกระบวนการตามกฎหมายได้และเมื่อวันที่ ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔ ได้มีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ ปรับปรุงภาคผนวก ๖ หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับ-ส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และกำหนดภาคผนวก ๗ หลักเกณฑ์และวิธีปฏิบัติในการรับ-ส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ขึ้นใหม่ เพื่อรองรับและสนับสนุนการปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ต่อมาเมื่อวันที่ ๑๔ ตุลาคม ๒๕๖๔ ลปร. ได้กำหนดให้เริ่มใช้งานการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในส่วนของบันทึกข้อความ/หนังสือภายในสำนักงานฯ ตั้งแต่วันที่ ๑ มกราคม ๒๕๖๕ เป็นต้นไป ดังนั้น ศสท. จึงได้กำหนดจัดโครงการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง การใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) เพื่อสนับสนุนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ ขึ้น เพื่อให้ผู้บริหารและสำนักงาน กปร. มีทักษะ ความรู้ ความเข้าใจในการใช้งานระบบสารบรรณฯ ได้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน และทราบแนวทาง การปฏิบัติงาน สามารถนำไปใช้ในการปฏิบัติงาน เพื่อให้ก่อให้เกิดประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุดต่อหน่วยงาน

๒. วัตถุประสงค์

           >     เพื่อถ่ายทอดนโยบายและแนวทางการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ของสำนักงาน กปร.

     >  ให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้รับความรู้ ความเข้าใจและสามารถใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban)ผ่านเครือข่าย Internet ได้อย่างถูกต้อง ทั้งการสร้างหนังสือ กระบวนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ตลอดจนการรับ-ส่งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงาน

            >   ส่งเสริมให้มีการใช้งานระบบสารบรรณฯ ลงถึงระดับบุคคล เพื่อลดการใช้กระดาษ และสนับสนุนการลงนามแบบ                อิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นรูปธรรม

๓. เป้าหมายและวิธีการดำเนินการ

           >  การจัดฝึกอบรมในครั้งนี้ มีกลุ่มเป้าหมายครอบคลุมบุคลากรของสำนักงาน กปร. ทั้งหมด ๑๐๐ คน (ยกเว้น ผู้บริหารและผู้อำนวยการกลุ่มขึ้นไป) ประกอบด้วย ๒ กลุ่ม คือ

              >  เลขานุการผู้บริหาร/หน้าห้องผู้บริหาร และผู้มีหน้าที่รับผิดชอบหลัก ผู้แทนและผู้เกี่ยวข้องกับธุรการของทุกกอง/ศูนย์/กลุ่ม

              >  เจ้าหน้าที่สำนักงาน กปร. (ข้าราชการ/พนักงานราชการ/ลูกจ้างโครงการ) ที่สนใจ

โดยมีวิธีการอบรม คือ สาธิตและฝึกปฏิบัติการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ในห้องอบรมจำนวนไม่เกิน ๕๐ คน ผสมกับการจัดฝึกอบรมแบบออนไลน์ โดยมีวิทยากรจากบริษัท ซีดีจี ซิสเต็มส์ จำกัด  

๔. วัน เวลา และสถานที่ดำเนินการ

          กำหนดวันพุธที่ ๑๐ พฤศจิกายน ๒๕๖๔ เวลา ๙.๓๐–๑๖.๓๐ น. ณ ห้องประชุม ๒๐๑ สำนักงาน กปร. พร้อมอบรมผ่านระบบ VDO Conference ด้วย

๕. งบประมาณ

            ใช้งบประมาณของสำนักงาน กปร. จำนวน ๒๒,๔๔๐ บาท (สองหมื่นสองพันสี่ร้อยสี่สิบบาทถ้วน) เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับค่าอาหารกลางวัน อาหารว่างและเครื่องดื่ม

๖. ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

    ๖.๑ บุคลากรของสำนักงาน กปร. ได้รับความรู้ ความเข้าใจและมีทักษะในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุด

      ๖.๒ ก่อให้เกิดการผลักดันการใช้งานจริงตามมาตรฐานการเชื่อมโยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานภาครัฐ ECMS 2.0 on G-Clound (มีการรับ-ส่งระหว่างหน่วยงานภาครัฐที่ใช้ระบบเดียวกัน)

       ๖.๓ สนับสนุนการบรรลุเป้าหมายของการพัฒนาประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ทั้งการลดการใช้กระดาษและการใช้ระบบสารสนเทศ

       ๖.๔ ขยายกลุ่มผู้ใช้งานระบบสารบรรณฯ จากเดิมเพียงกลุ่มเลขานุการ/ธุรการ กอง/ศูนย์/กลุ่ม เป็นผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ทุกคน

       ๖.๕ ส่งเสริมการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้งานระบบสารบรรณฯ ในองค์กร

       ๖.๖ ส่งเสริมการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ของผู้บริหารอย่างเป็นรูปธรรม สามารถสนับสนุนการทำงานนอกที่ตั้งสำนักงานฯ ได้

       ๖.๗ บุคลากรมีพฤติกรรมในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างกันและมีความสัมพันธ์ที่ดีอย่างต่อเนื่อง

๗. การประเมินโครงการ

          ประเมินโดยใช้แบบสอบถามวัดระดับความรู้ ความเข้าใจและทักษะการใช้งานระบบฯ ของผู้เข้ารับการอบรมก่อนและหลังการอบรม โดยผู้เข้ารับการอบรมไม่น้อยกว่าร้อยละ ๘๐ มีความรู้ความเข้าใจ         เพิ่มมากขึ้น สามารถนำไปใช้ปฏิบัติงานได้จริง 

๘. หน่วยงานที่รับผิดชอบ

          ศูนย์สารสนเทศ

Link เข้าสู่ระบบทดสอบฯ : 
- ใช้อินเทอร์เน็ต นอกสำนักงานฯ หรือผ่านเครือข่ายมือถือ http://61.91.22.77/train/login.jsp
- ใช้อินเทอร์เน็ต ในสำนักงานฯ http://10.2.0.7/train/login.jsp

ไฟล์

1) คู่มือการตั้งค่าเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อใช้ในการร่างหนังสือและเสนอลงนาม ดาวน์โหลดที่นี่  ชมวีดีทัศน์

2)  คู่มือ ดาวน์โหลดที่นี่  

- การสร้าง-เสนอลงนาม-เสนอสั่งการ - สำหรับบทบาทธุรการ/บทบาทบุคคล ชมวีดีทัศน์

- การแก้ไขร่างหนังสือและการแจ้งกลับธุรการ - สำหรับผู้บริหาร ชมวีดีทัศน์

- การลงนามหนังสือ-สำหรับผู้บริหาร ชมวีดีทัศน์

- การสั่งการหนังสือและลงนามคำสั่งการ - สำหรับผู้บริหาร ชมวีดีทัศน์

3) แอพพลิเคชั่น iFlowsoft

- ขั้นตอนการดาวน์โหลดแอพพลิเคชั่นและวิธีการใช้งานระบบฯ  ชมวีดีทัศน์

- คู่มือการใช้งาน ดาวน์โหลดที่นี่ 

- การค้นหาหนังสือบนแอพพลิเคชั่น ชมวีดีทัศน์

- การลงนามหนังสือและลงนามสั่งการ - สำหรับผู้บริหาร ชมวีดีทัศน์

4) การเปลี่ยนรหัสผ่านก่อนการลงนามครั้งแรก - สำหรับผู้บริหาร  ดาวน์โหลดที่นี่   ชมวีดีทัศน์

5) ลปร. อนุมัติหลักการให้ สำนักงาน กปร. เริ่มต้นใช้งานการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่ปีงบประมาณ 2564 เป็นต้นไป ดาวน์โหลดที่นี่

ชมวีดีทัศน์การฝึกอบรมฯ ย้อนหลัง (ช่วงครึ่งวันเช้า : ร่างหนังสือ เสนอลงนาม/สั่งการ แก้ไขร่างหนังสือ)

​ 

   ​

ปรับปรุงข้อมูล : 14 กรกฎาคม 2564  เวลา 12.00 น.

รายงานผลการฝึกอบรมฯ ดาวน์โหลดที่นี่ (อยู่่ระหวางปรับปรุง หลังรายงานส่งผู้บริหารแล้ว)