การใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) เพื่อสนับสนุนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับผู้บริหารและผู้อำนวยการกอง/ศูนย์/กลุ่ม 16 ธันวาคม 2564

ชื่อ - สกุล	หน่วยงาน

ชื่อ - สกุล	หน่วยงาน

#	ไฟล์ดาวน์โหลด

โครงการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ
เรื่อง การใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-saraban)
เพื่อสนับสนุนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับผู้บริหารและผู้อำนวยการกอง/ศูนย์/กลุ่ม

๑. หลักการและเหตุผล

รัฐบาลมีนโยบายที่ผลักดันให้หน่วยงานต่างๆ พัฒนาระบบงานเข้าสู่การบริหารงานแบบอิเล็กทรอนิกส์กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมได้ดำเนินการวางระบบข้อมูลการเชื่อมโยงเครือข่ายและระบบสนับสนุนของส่วนราชการต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพโดยดำเนินการโครงการพัฒนาระบบสนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานภาครัฐตามมาตรฐาน TH e-GIF เพื่อดำเนินการรับ-ส่งหนังสือราชการข้ามหน่วยงานให้สามารถเชื่อมโยงการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบสำนักปลัดนายกรัฐมนตรีได้แก้ไขเพิ่มเติมระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เพื่อให้เหมาะสมกับสภาวการณ์ในปัจจุบันที่มีการปฏิบัติงานสารบรรณก้าวไปสู่ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งสอดคล้องกับการบริหารราชการแนวใหม่ที่มุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ ความคุ้มค่าและลดขั้นตอน และสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือ สรอ. เดิม ดำเนินโครงการสนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับมาตรฐานการเชื่อมโยง e-CMS version 2.0 บน Cloud เพื่อให้สำนักงานคณะกรรมการพิเศษเพื่อประสานงานโครงการอันเนื่องมาจากพระราชดำริ (สำนักงาน กปร.) ดำเนินงานสอดรับกับนโยบายการพัฒนาระบบงานสารบรรณเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถเชื่อมโยงและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงานภาครัฐในการดำเนินงานสนองพระราชดำริ จึงได้ดำเนินโครงการระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ในลักษณะของ Web Application เพื่อช่วยในการลงทะเบียนรับ-ส่ง หนังสือ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร การแจ้งเวียนเอกสาร จัดเก็บและส่งไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สามารถค้นหาหนังสือ/เอกสารได้สะดวกและรวดเร็ว สามารถแสดงสถานะของหนังสือ/เอกสารตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดกระบวนการ สะดวกในการติดตาม โดยได้เริ่มใช้งานระบบสารบรรณฯ เมื่อวันที่ ๑๒ พฤศจิกายน ๒๕๕๕ เป็นต้นมา และได้จัดฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องจนถึงในปีงบประมาณ ๒๕๖๓

ในช่วงสิ้นปีงบประมาณ ๒๕๖๓ ได้มีสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา ๒๐๑๙ (COVID–19) และ ศสท. ได้จัดทำแนวทางการเตรียมความพร้อมการจัดระบบและวิธีการทำงานนอกสถานที่ทำงานหรือทำงานที่บ้าน (Work from Home) ซึ่งระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) เป็นระบบฯ ที่สำคัญในการบริหารราชการและการรับ-ส่งหนังสือราชการ สามารถสนับสนุนการทำงานนอกสถานที่ทำงานหรือทำงานที่บ้าน (Work from Home) ในห้วงสถานการณ์ดังกล่าว และสามารถรับ-ส่งหนังสือราชการทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานได้ (เฉพาะหน่วยที่มีการเชื่อมโยงข้อมูล eCMS 2.0) แต่ยังคงขาดการลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ ยังคงใช้การลงนามบนกระดาษ ประกอบกับ มติคณะรัฐมนตรีเมื่อวันที่ ๒ มิถุนายน ๒๕๖๓ มีมติรับแนวปฏิบัติในการรับ-ส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างส่วนราชการที่เป็นนิติบุคคลตามที่สำนักงาน ก.พ.ร. เสนอ ซึ่งให้ส่วนราชการมีแนวปฏิบัติในการับ-ส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์โดยการส่งทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์และไม่ต้องจัดส่งหนังสือในรูปแบบกระดาษอีกต่อไป (ยกเว้นหนังสือบางประเภท) ในปีงบประมาณ ๒๕๖๔ เมื่อวันที่ ๙ กุมภาพันธ์ ๒๕๖๔ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ขอความร่วมมือใช้งานเอกสารที่ลงนามด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์(Digital Signature) ซึ่งสามารถใช้เอกสารที่มีการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ลงนามในหนังสือรับรองและรับรองสำเนาเอกสารต่างๆที่ยื่นไว้ต่อกรมเป็นไปตามหลักเกณฑ์และข้อกำหนดตามพระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. ๒๕๔๔ และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม ซึ่งการนำเอกสารไปใช้ประโยชน์ จะมีผลผูกพันตามกฎหมาย และสามารถบังคับใช้ได้เช่นเดียวกับเอกสารทางราชการทั่วไป มีความมั่นคงปลอดภัยและใช้เป็นพยานหลักฐานในกระบวนการตามกฎหมายได้และเมื่อวันที่๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔ ได้มีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ ปรับปรุงภาคผนวก ๖ หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับ-ส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และกำหนดภาคผนวก ๗ หลักเกณฑ์และวิธีปฏิบัติในการรับ-ส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ขึ้นใหม่เพื่อรองรับและสนับสนุนการปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ต่อมาเมื่อวันที่ ๑๔ ตุลาคม ๒๕๖๔ ลปร. ได้กำหนดให้เริ่มใช้งานการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในส่วนของบันทึกข้อความ/หนังสือภายในสำนักงานฯ ตั้งแต่วันที่๑ มกราคม ๒๕๖๕ เป็นต้นไป

ดังนั้น ศสท. จึงได้กำหนดจัดโครงการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง การใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) เพื่อสนับสนุนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ ขึ้น เพื่อให้ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่สำนักงาน กปร. มีทักษะ ความรู้ ความเข้าใจในการใช้งานระบบสารบรรณฯ ได้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน และทราบแนวทางการปฏิบัติงาน สามารถนำไปใช้ในการปฏิบัติงาน เพื่อให้ก่อให้เกิดประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุดต่อหน่วยงาน

๒. วัตถุประสงค์

> เพื่อถ่ายทอดนโยบายและแนวทางการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ของสำนักงาน กปร.

> ให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้รับความรู้ ความเข้าใจและสามารถใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ผ่านเครือข่าย Internet ได้อย่างถูกต้อง ทั้งการสร้างหนังสือ กระบวนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ตลอดจนการรับ-ส่งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงาน

> ส่งเสริมให้มีการใช้งานระบบสารบรรณฯ ลงถึงระดับบุคคล เพื่อลดการใช้กระดาษและสนับสนุนการลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นรูปธรรม

> สนับสนุนการปฏิบัติงานนอกสถานที่ตั้ง (Work from Home) ในช่วงสถานการณ์โควิด-๑๙ ได้

๓. เป้าหมายและวิธีการดำเนินการ

การจัดฝึกอบรมในครั้งนี้ มีกลุ่มเป้าหมายครอบคลุมบุคลากรของสำนักงาน กปร. ทั้งหมด ๖๕ คน ประกอบด้วย ๒ กลุ่ม คือ ๑) ผู้บริหารและผู้อำนวยการกอง/ศูนย์/กลุ่ม ๒) เจ้าหน้าที่สำนักงาน กปร. ที่เกี่ยวข้อง (เจ้าหน้าที่ ศสท. และหน้าห้องผู้บริหาร) โดยมีวิธีการอบรม คือ สาธิตและฝึกปฏิบัติการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ในห้องอบรม ผสมกับการจัดฝึกอบรมแบบออนไลน์ โดยมีวิทยากรจากบริษัท ซีดีจี ซิสเต็มส์ จำกัด

๔. วัน เวลา และสถานที่ดำเนินการ

กำหนดวันพฤหัสบดีที่ ๑๖ ธันวาคม ๒๕๖๔ เวลา ๙.๓๐ – ๑๔.๓๐ น. ณ ห้องประชุม ๒๐๑ สำนักงาน กปร. พร้อมผ่านระบบ VDO Conference

๕. งบประมาณ

ใช้งบประมาณของสำนักงาน กปร. จำนวน ๑๕,๒๗๕ บาท (หนึ่งหมื่นห้าพันสองร้อยเจ็ดสิบห้าบาทถ้วน) เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับค่าอาหารกลางวัน อาหารว่างและเครื่องดื่ม

๖. ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

๖.๑ บุคลากรของสำนักงาน กปร. ได้รับความรู้ ความเข้าใจและมีทักษะในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุด

๖.๒ ก่อให้เกิดการผลักดันการใช้งานจริงตามมาตรฐานการเชื่อมโยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานภาครัฐ ECMS 2.0 on G-Clound (มีการรับ-ส่งระหว่างหน่วยงานภาครัฐที่ใช้ระบบเดียวกัน) และการจัดส่งทาง e-Mail

๖.๓ สนับสนุนการบรรลุเป้าหมายของการพัฒนาประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ทั้งการลดการ
ใช้กระดาษและการใช้ระบบสารสนเทศ

๖.๔ ขยายกลุ่มผู้ใช้งานระบบสารบรรณฯ จากเดิมเพียงกลุ่มเลขานุการ/ธุรการ กอง/ศูนย์/กลุ่ม เป็นผู้บริหาร ผู้อำนวยการกอง/ศูนย์/กลุ่ม และเจ้าหน้าที่ทุกระดับ

๖.๕ ส่งเสริมการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้งานระบบสารบรรณฯ ในองค์กร

๖.๖ ส่งเสริมการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ของผู้บริหารและผู้อำนวยการกอง/ศูนย์/กลุ่ม อย่างเป็นรูปธรรม สามารถสนับสนุนการทำงานนอกที่ตั้งสำนักงานฯ ได้

๖.๗ บุคลากรมีพฤติกรรมในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างกันและมีความสัมพันธ์ที่ดีอย่างต่อเนื่อง

๗. การประเมินโครงการ

ประเมินโดยใช้แบบสอบถามวัดระดับความรู้ ความเข้าใจและทักษะการใช้งานระบบฯ ของผู้เข้ารับการอบรมก่อนและหลังการอบรม โดยผู้เข้ารับการอบรมไม่น้อยกว่าร้อยละ ๘๐ มีความรู้ความเข้าใจ เพิ่มมากขึ้น สามารถนำไปใช้ปฏิบัติงานได้จริง

๘. หน่วยงานที่รับผิดชอบ

ศูนย์สารสนเทศ

Link เข้าสู่ระบบทดสอบฯ :
- ใช้อินเทอร์เน็ต นอกสำนักงานฯ หรือผ่านเครือข่ายมือถือ http://saraban.rdpb.go.th
- ใช้อินเทอร์เน็ต ในสำนักงานฯ http://10.2.0.7/train/login.jsp

Link เข้าสู่ระบบสารบรรณจริง :
- ใช้อินเทอร์เน็ต นอกสำนักงานฯ หรือผ่านเครือข่ายมือถือ http://saraban.rdpb.go.th
- ใช้อินเทอร์เน็ต ในสำนักงานฯ http://saraban.rdpb.or.th หรือ http://10.2.0.7/archive/login.jsp

ไฟล์ เอกสารประกอบการบรรยายและวีดีทัศน์

1) คู่มือการตั้งค่าเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อใช้ในการร่างหนังสือและเสนอลงนาม ดาวน์โหลดที่นี่ ชมวีดีทัศน์

2) คู่มือ แบบย่อ 14 หน้า ดาวน์โหลดที่นี่ แบบเต็ม 79 หน้าดาวน์โหลดที่นี่

- การสร้าง-เสนอลงนาม-เสนอสั่งการ - สำหรับบทบาทธุรการ/บทบาทบุคคล ชมวีดีทัศน์

- การแก้ไขร่างหนังสือและการแจ้งกลับธุรการ - สำหรับผู้บริหาร ชมวีดีทัศน์

- การลงนามหนังสือ-สำหรับผู้บริหาร ชมวีดีทัศน์

- การสั่งการหนังสือและลงนามคำสั่งการ - สำหรับผู้บริหาร ชมวีดีทัศน์

3) แอพพลิเคชั่น iFlowsoft

- ขั้นตอนการดาวน์โหลดแอพพลิเคชั่นและวิธีการใช้งานระบบฯ ชมวีดีทัศน์

- คู่มือการใช้งาน ดาวน์โหลดที่นี่

- การค้นหาหนังสือบนแอพพลิเคชั่น ชมวีดีทัศน์

- การลงนามหนังสือและลงนามสั่งการ - สำหรับผู้บริหาร ชมวีดีทัศน์

4) การเปลี่ยนรหัสผ่านก่อนการลงนามครั้งแรก - สำหรับผู้บริหาร ดาวน์โหลดที่นี่ ชมวีดีทัศน์

5) ลปร. อนุมัติหลักการให้ สำนักงาน กปร. เริ่มต้นใช้งานการลงนามอิเล็กทรอนิกส์สำหรับบันทึกข้อความภายในสำนักงานฯ ตั้งแต่ 1 มกราคม 2565 เป็นต้นไป ดาวน์โหลดที่นี่

ชมวีดีทัศน์การฝึกอบรมฯ ย้อนหลัง รับชมวีดีทัศน์ที่นี่